LABOROFFICEFREE EN 30 MINUTOS

LaborOfficeFree es un software gratuito que permite gestionar fácilmente los cuadrantes de turnos y el control de presencia de sus empleados.

La reciente instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y sucesivas sentencias posteriores, han concluido en la obligación legal de las empresas de controlar el horario de sus trabajadores.

Con el fin de facilitar el cumplimiento de esta norma, hemos puesto toda nuestra experiencia en diseñar una Aplicación muy sencilla de utilizar y a la vez accesible a todas las empresas que consideren que puede resultarles de utilidad.

Esta guía rápida le permitirá instalar y empezar a trabajar con la Aplicación de forma inmediata.


1. Instalación de la Aplicación

LaborOfficeFree dispone de un instalador que realiza de forma automática la instalación en su ordenador, puede descargarlo desde el siguiente enlace,

Descargar Instalador

Una vez descargado inícielo y siga las instrucciones que aparecen.

El Instalador descargará de Internet los archivos necesarios por lo que este proceso puede tardar unos minutos, tenga paciencia por favor.


2. Inicio de la Aplicación

El proceso de instalación finaliza con la creación en el Escritorio de su ordenador de un acceso directo a la Aplicación llamado "LaborOfficeFree".

Haga doble-clic sobre ese acceso directo para iniciar la Aplicación, aparecerá entonces una ventana de bienvenida que después de unos segundos desaparecerá para finalmente mostrar la ventana de inicio de la Aplicación,

Pantalla de Turnos

Esta ventana muestra información general de la Licencia y la Aplicación, en la parte derecha podrá ver en ocasiones paneles informativos con información que puede resultar de utilidad.

El primer panel le recuerda que puede ampliar de forma gratuita la Licencia hasta 15 empleados simplemente enviando una valoración de la Aplicación.

Las valoraciones de los usuarios nos ayudan muchísimo a mejorar y poder ofrecerles un producto de calidad.

3. Alta de Empleados

El primer paso para empezar a trabajar con la Aplicación consiste en la creación de los empleados, para ello haga clic sobre la segunda opción de menú y la Aplicación mostrará el panel de empleados, que de inicio lógicamente está vacío como se aprecia en la siguiente imagen,

Pantalla de Turnos

En la parte izquierda se muestran los grupos o departamentos en los que va a poder clasificar a sus empleados; por defecto hay siempre uno creado pero puede crear tantos como considere oportuno haciendo clic sobre el botón "Crear Nuevo Grupo".

Para crear un nuevo empleado basta con pulsar el botón del panel "Agregar Nuevo Empleado", se abrirá entonces la siguiente ventana,

Pantalla de Turnos

El campo "Código" puede ser cualquier valor que identifique al empleado, bien su Documento de Identidad, un código interno de empresa, etc.

De entrada la Aplicación asigna un avatar aleatorio al empleado; si dispone de una foto en formato ".jpg" puede cargarla haciendo clic sobre el avatar y seleccionando la opción "Cargar foto desde archivo" del menú emergente.

El "PIN" es un código numérico de 4 digitos que se utilizará para que el empleado realice sus ticajes de entrada/salida en el Software Ticador como se indicará más adelante. Debe ser diferente para cada empleado.

Complete todos los campos del formulario y pulse el botón "Aceptar" para finalizar el proceso, la Aplicación volverá a mostrar el panel de empleados y ya podrá ver el nuevo empleado que acaba de crear,

Pantalla de Turnos

Siga este mismo proceso para crear el resto de empleados.

Puede modificar algún dato de un empleado existente pulsando el botón "Editar" del panel correspondiente de dicho empleado.

Si un empleado ya no trabajará más en la Empresa, puede darlo de baja pulsando el botón "Eliminar"; para visualizar los empleados eliminados debe pulsar el botón "Mostrar Empleados Eliminados", desde ahí puede reingresar un empleado que fue eliminado previamente.

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4. Visor de Cuadrantes. Elaboración de cuadrantes de turnos

Una vez creados los empleados ya podemos comenzar a asignarles turnos desde el apartado de "Cuadrantes", la Aplicación muestra la siguiente ventana, que distribuye la información en tres paneles.

El panel de la izquierda con los grupos o departamentos creados anteriormente, el panel central donde se mostrará el cuadrante de los empleados que en este momento está en vacío, y el panel de la derecha que muestra los turnos que pueden ser asignados a los empleados.

Pantalla de Turnos

Al comenzar a trabajar con la Aplicación por primera vez, las únicas opciones disponibles son: descanso, vacaciones, baja y permiso, es necesario por tanto crear los turnos de trabajo que serán asignados a los empleados.

Creación de Turnos

Para ello hay que pulsar el botón "Crear Nuevo Turno", la Aplicación muestra entonces la siguiente ventana,

Pantalla de Turnos

donde tenemos de nuevo que completar los campos del formulario y pulsar el botón "Aceptar" para finalmente crear el turno.

El código debe ser único para cada turno ya que es el que posteriormente se mostrará tanto en la ventana del cuadrante como en el documento de exportación del cuadrante a Microsoft Excel.

Habitualmente el turno de mañana debería tener el código "M", el de tarde el código "T", el de noche "N", etc.; pero si por ejemplo hay varios turnos de mañana, podrían tener sucesivamente los códigos "M1", "M2", "M3", etc.

Cada turno representa un horario diferente, no tiene sentido crear en la Aplicación dos turnos con el mismo horario de entrada y salida.

Si estamos creando un turno de jornada partida, se rellenará la hora de entrada y salida de la primera franja del día y la hora de entrada y salida de la segunda franja,

Pantalla de Turnos

Los turnos que comienzan un día y finalizan el día siguiente (habitualmente los de noche) se configurarán como se muestra a continuación,

Pantalla de Turnos

Para modificar algún dato de turno ya existente, hay que seleccionarlo y pulsar el botón "Editar Turno".

Es posible eliminar un turno existente siempre y cuando no esté siendo utilizado en el cuadrante de algún empleado.

Elaboración de Cuadrantes

Una vez hemos creado los turnos que posteriormente serán asignados a los empleados, ya podemos empezar a generar un cuadrante. Para ello tan sólo es necesario seleccionar uno de los turnos del panel derecho y hacer clic sobre el empleado y día deseado,

En ocasiones no es posible preveer a priori todos los turnos que vamos a necesitar; los turnos podrán ser creados en cualquier momento cuando vaya surgiendo la necesidad.

Pantalla de Turnos

Por defecto la Aplicación muestra el cuadrante en la vista "semanal", pero tenemos disponibles también la vista "Mensual" y la vista "24 Horas". Sólo en las dos primeras vistas podremos asignar los turnos, la vista 24H es sólo de lectura.

La Aplicación también dispone de una vista de explotación que reporta el total horas planificadas en el cuadrante de cada empleado y mes a lo largo del año seleccionado.

Es posible modificar el periodo visualizado con las flechas de navegación,

Pantalla de Turnos

Para exportar el cuadrante a Microsoft Excel debe pulsar el botón "Exportar", la Aplicación solicitará marcar los empleados y el periodo deseado, y finalizará generando y abriendo un documento de Excel con el cuadrante correspondiente.

Cómputo Tiempo Descanso

Llegados a este punto es importante determinar qué es lo que se debe computar como horas trabajadas.

En la pantalla de turnos hemos definido el horario de entrada y el de salida, pero también el tiempo de descanso al que el empleado tiene derecho.

Dependiendo del convenio laboral a aplicar, el tiempo de descanso computará o no como tiempo trabajado; por defecto LaborOfficeFree está configurada para que el descanso no compute como tiempo trabajado, pero si no es su caso podrá modificar este parámetro en el apartado de Configuración.

Cómputo Día de Permiso

Los días en los que el empleado está de baja por enfermedad siempre computan como tiempo trabajado. Sin embargo, en el caso de los días de permiso, esto depende del convenio a aplicar y por tanto la Aplicación permite que sea el usuario el que lo configure.

En el apartado de "Configuración" hay un parámetro que permite configurar si al aplicar un día de permiso a un empleado la Aplicación computará o no como trabajado el tiempo que el empleado realizaba en el turno que tenía asignado. Por defecto LaborOfficeFree está configurada para que el día de permiso compute como tiempo trabajado.

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5. Visor de Presencia. Ticajes de entrada y salida de los empleados

En el día a día los empleados irán realizando sus ticajes de entrada y salida. Para ello LaborOfficeFree incluye una utilidad llamada "Software Ticador".

El Software Ticador

El "Software Ticador" deberá estar iniciado constantemente en el ordenador en el que está instalado LaborOfficeFree para que los empleados puedan realizar sus ticajes en cualquier momento.

Puede iniciar el "Software Ticador" haciendo clic sobre el enlace correspondiente desde la pantalla inicial de LaborOfficeFree, o ejecutando la Aplicación (lof_ticador.exe) que encontrará en el directorio raíz de instalación.

Software Ticador

La Aplicación muestra los últimos ticajes realizados por los empleados.

Existen dos modalidades en la forma en que los empleados realizan sus ticajes, el ticaje con identificación por PIN y el ticaje con identificación a través de huella dactilar. Desde el apartado de 'Configuración' en la Aplicación puede seleccionar el método de marcaje que desee utilizar.

Identificación por PIN

En esta modalidad el empleado deberá seleccionar el tipo de ticaje que va a realizar (Entrada o Salida) y posteriormente indicar un PIN con el que se identificará.

Software Ticador esperando PIN

El "PIN" es un código de 4 digitos que se debe cumplimentar en la ficha del empleado como se ha indicado al inicio de este documento de ayuda.

Identificación por Terminal Biométrico (huella dactilar)

La modalidad para realizar los ticajes a través de un Terminal biométrico, el empleado en este caso ya no tendrá que identificarse con un PIN, basta con que coloque su huella dactilar en el biométrico y el "Software Ticador" lo identificará para que finalmente el empleado tan sólo tenga que pulsar el botón de Entrada o Salida.

Un poco más adelante en este documento de ayuda se detalla cómo instalar y configurar un terminal biométrico.

La pantalla de empleados ofrece una opción para registrar la huella dactilar de cada uno de ellos. Durante el proceso el empleado deberá colocar en el lector biométrico su huella tres veces para garantizar la fiabilidad de la lectura.

A partir de este momento el empleado ya puede comenzar a realizar sus ticajes de entrada y salida utilizando su huella dactilar.


Visor de Ticajes

Desde LaborOfficeFree, podemos visualizar la información de presencia de los empleados accediendo al menú "Ticajes".

El aspecto es similar al de la ventana de cuadrantes, existe una Vista Semanal y una Vista 24 Horas en las que podemos ver los ticajes de los empleados,

Visor de Ticajes

Existe una "Vista Tabla" que permite visualizar en forma de tabla los ticajes realizados por los empleados en un día concreto.

En ocasiones, es necesario realizar algún ajuste sobre los ticajes que realizan los empleados, bien porque olvidan alguno, bien porque realizan alguno de más o bien porque se equivocaron a la hora de elegir el tipo de ticaje. Desde la "Vista Tabla" será posible crear, modificar o eliminar ticajes manualmente.

Vista de Explotación

Esta Vista es especialmente útil para evaluar la información de presencia de los empleados y el grado de cumplimiento del turno que tienen planificado; la Aplicación reporta varios indicadores que resultan de comparar el turno que tiene que hacer cada día el empleado con los ticajes que realmente realizó.

A continuación se detalla cada uno de estos campos calculados,

Campo Explicación
Horas Turno Este campo reporta el total de horas que tiene programadas el empleado en el día seleccionado
Horas Real Este campo reporta el total de horas reales realizadas por el empleado en el día seleccionado en función de sus ticajes
% Conv. El porcentaje de convegencia es un indicador que reporta el cumplimiento del total de horas del turno programado. Si el empleado tenía que hacer 8 horas y realizó 8 o más horas, su porcentaje de convergencia será del 100%; en caso que el empleado hubiera realizado menos de 8 horas el porcentaje de convergencia se irá reduciendo proporcionalmente.
Saldo Reporta el número de horas de más o de menos que el empleado realmente realizó frente a lo que tenía programado.

Exportación de la Información de Presencia

La Aplicación permite generar dos informes de presencia, ambos en formato de Microsoft Excel.

El primero es el Informe de Ticajes, que reporta una tabla con los ticajes realizados por los empleados en un periodo concreto.

El segundo es el Informe de Seguimiento Mensual que detalla para cada empleado y día, los ticajes que hizo el empleado y los ratios de Horas Turno y Horas Real del cuadro de explotación.


6. LaborWeb. El Portal del Empleado

El Portal del Empleado es la parte visible de LaborOfficeFree para los empleados. Se trata de un portal Web al que pueden acceder desde cualquier plataforma: PC, tablet, teléfono móvil, etc. y donde pueden consultar sus cuadrantes de turnos y la información de presencia, también pueden solicitar vacaciones y días de permiso, o utilizar el servicio de mensajería interno con la Empresa.

De inicio, los empleados pueden acceder al Portal indicando en la ventana de acceso su correo electrónico tanto en el campo email como en el campo password. Una vez dentro el empleado puede cambiar la contraseña en cualquier momento.

Formulario acceso del Portal del Empleado

El Cuadro de Mando que aparece nada más acceder, muestra al empleado los turnos planificados para el día en curso y el siguiente, así cómo una lista con los últimos ticajes realizados.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Desde las siguientes opciones de menú el empleado puede consultar su cuadrante de turnos y la información de presencia.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Desde el Portal, el empleado puede realizar solicitudes de vacaciones y días de permiso, que quedarán pendientes hasta que sean aceptadas o rechazadas desde LaborOfficeFree.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Aceptación solicitudes de Vacaciones y/o Días de Permiso

Al acceder a LaborOfficeFree, en la pantalla de inicio podemos ver si tenemos solicitudes pendientes de aceptar; podemos acceder a la ventana de solicitudes también desde el botón de "solicitudes" del Visor de Cuadrantes.

Aceptación de solicitudes desde LaborOfficeFree

En la pantalla veremos las solicitudes pendientes realizadas por los empleados desde el Portal del Empleado; en el cuadro la Aplicación muestra el empleado, fecha, tipo de solicitud y el turno que tiene actualmente asignado; también hay varias columnas numéricas que muestran el número de empleados trabajando en el día de la solicitud, el número de empleados en día de descanso, vacaciones, baja por enfermedad o en día de permiso. De esta forma tendremos toda la información necesaria para tomar la decisión si debemos autorizar o no la solicitud.

Las solicitudes pueden ser autorizadas o rechazadas individualmente por días, incluso aunque una misma solicitud abarcase más de un día.

Las solicitudes autorizadas serán volcadas al cuadrante de forma automática al pulsar el botón "Importar" y de igual forma será actualizado el estado de dichas solicitudes en el Portal del Empleado.


7. Instalación Terminal Biométrico

LaborOfficeFree trabaja con el modelo de terminal biométrico ZK4500 de la compañía ZKTEco, puede adquirir uno a través de un distribuidor autorizado en su ámbito geográfico o también en diversos sitios en Internet.

Para conectar el terminal biométrico a LaborOfficeFree debe abonar la tasa de conexión desde este enlace.

Si ya ha realizado el pago de la tasa, acceda al apartado 'Pedidos' en LaborOfficeFree, pulse el botón 'Actualizar Licencia' y por último reinicie la Aplicación.

Antes de conectar el terminal al ordenador debe descargar e instalar el driver, haga clic sobre el enlace que corresponda según su versión de Windows. Si su equipo trabaja sobre Windows 10 haga clic aquí, para versiones anteriores de Windows haga clic aquí.

Una vez instalado el driver reinicie su ordenador y finalmente conecte el terminal biométrico ZK4500 a un puerto USB libre; cuando Windows detecte y acabe de instalar el dispositivo ya puede empezar a utilizarlo en LaborOfficeFree.

Revise el apartado Identificación por Terminal Biométrico para aprender a registrar la huella de sus empleados.

Dispone también de un video de demostración en el que muestra todo este proceso de instalación y configuración.


8. Novedades Nueva Versión

Versión 18.08.001

Tras liberar la primera versión de pago del Portal del Empleado, se habilita el botón "Pedidos" en la ventana principal de LaborOfficeFree para visualizar los pedidos y actualizar la Licencia después de la adquisición de un servicio de pago.


Versión 18.06.001 (Adaptación RGPD)

Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento (UE) RGPD 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, hemos modificado los procesos de gestión de datos de LOF para que Usted tenga un mayor control de sus datos personales.

La nueva versión permite activar o desactivar el traspaso de datos hacia el Portal del Empleado (LaborWeb) en cualquier momento desde el apartado de "Configuración".

Le aconsejamos revise las "Condiciones de Uso" y en particular la "Política de Privacidad" que encontrará en la pestaña "Acerca de…" para saber cómo protegemos su información. Los únicos datos personales que se almacenarán en el Servidor son el nombre, apellidos y el correo electrónico del empleado, los mínimos imprescindibles para ofrecer el Servicio.

En ningún caso los datos de sus empleados serán utilizados para ningún otro fin que el permitirles el acceso al Portal del Empleado.


Foro de Ayuda
Tiene disponible un foro de ayuda donde puede consultar las dudas o problemas que han planteado otros usuarios, e incluso registrar una consulta si no encuentra lo que busca.

Videos de Ayuda
Se han colgado en YouTube una serie de pequeños videos explicativos de los diferentes apartados de la Aplicación.