LABOROFFICEFREE EN 30 MINUTOS

LaborOfficeFree es un software gratuito que permite gestionar fácilmente los cuadrantes de turnos y el control de presencia de sus empleados.

El reciente Real Decreto-ley 8/2019 aprobado en España el pasado 8 de marzo, regula la obligación legal de las empresas de controlar el horario de sus trabajadores.

Con el fin de facilitar el cumplimiento de esta norma y otras similares en diversos países, hemos puesto toda nuestra experiencia en diseñar una Aplicación muy sencilla de utilizar y a la vez accesible a todas las empresas que consideren que puede resultarles de utilidad.

Esta guía rápida le permitirá instalar y empezar a trabajar con la Aplicación de forma inmediata.


1. Instalación de la Aplicación

LaborOfficeFree dispone de un instalador que realiza de forma automática la instalación en su ordenador, puede descargarlo desde el siguiente enlace,

Descargar Instalador

Una vez descargado inícielo y siga las instrucciones que aparecen.

El Instalador descargará de Internet los archivos necesarios por lo que este proceso puede tardar unos minutos, tenga paciencia por favor.


2. Inicio de la Aplicación

El proceso de instalación finaliza con la creación en el Escritorio de su ordenador de un acceso directo a la Aplicación llamado "LaborOfficeFree".

Haga doble-clic sobre ese acceso directo para iniciar la Aplicación, aparecerá entonces una ventana de bienvenida que después de unos segundos desaparecerá para finalmente mostrar la ventana de inicio de la Aplicación,

Pantalla de Turnos

Esta ventana muestra información general de la Licencia y la Aplicación, en la parte derecha podrá ver en ocasiones paneles informativos con información que puede resultar de utilidad.

El primer panel le recuerda que puede ampliar de forma gratuita la Licencia hasta 15 empleados simplemente enviando una valoración de la Aplicación.

Las valoraciones de los usuarios nos ayudan muchísimo a mejorar y poder ofrecerles un producto de calidad.


3. Alta de Empleados

El primer paso para empezar a trabajar con la Aplicación consiste en la creación de los empleados, para ello haga clic sobre la segunda opción de menú y la Aplicación mostrará el panel de empleados, que de inicio lógicamente está vacío como se aprecia en la siguiente imagen,

Pantalla de Turnos

En la parte izquierda se muestran los grupos o departamentos en los que va a poder clasificar a sus empleados; por defecto hay siempre uno creado pero puede crear tantos como considere oportuno haciendo clic sobre el botón "Crear Nuevo Grupo".

Para crear un nuevo empleado basta con pulsar el botón del panel "Agregar Nuevo Empleado", se abrirá entonces la siguiente ventana,

Pantalla de Turnos

El campo "Código" puede ser cualquier valor que identifique al empleado, bien su Documento de Identidad, un código interno de empresa, etc.

De entrada la Aplicación asigna un avatar aleatorio al empleado; si dispone de una foto en formato ".jpg" puede cargarla haciendo clic sobre el avatar y seleccionando la opción "Cargar foto desde archivo" del menú emergente.

El "PIN" es un código numérico de 4 digitos que se utilizará para que el empleado realice sus ticajes de entrada/salida en el Software Ticador como se indicará más adelante. Debe ser diferente para cada empleado.

Complete todos los campos del formulario y pulse el botón "Aceptar" para finalizar el proceso, la Aplicación volverá a mostrar el panel de empleados y ya podrá ver el nuevo empleado que acaba de crear,

Pantalla de Turnos

Siga este mismo proceso para crear el resto de empleados.

Puede modificar algún dato de un empleado existente pulsando el botón "Editar" del panel correspondiente de dicho empleado.

Si un empleado ya no trabajará más en la Empresa, puede darlo de baja pulsando el botón "Eliminar"; para visualizar los empleados eliminados debe pulsar el botón "Mostrar Empleados Eliminados", desde ahí puede reingresar un empleado que fue eliminado previamente.

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4. Visor de Cuadrantes. Elaboración de cuadrantes de turnos

Una vez creados los empleados ya podemos comenzar a asignarles turnos desde el apartado de "Cuadrantes", la Aplicación muestra la siguiente ventana, que distribuye la información en tres paneles.

El panel de la izquierda con los grupos o departamentos creados anteriormente, el panel central donde se mostrará el cuadrante de los empleados que en este momento está vacío, y el panel de la derecha que muestra los turnos que pueden ser asignados a los empleados.

Visor de Cuadrantes

Al comenzar a trabajar con la Aplicación por primera vez, las únicas opciones disponibles son: descanso, vacaciones, baja y permiso, es necesario por tanto crear los turnos de trabajo que serán asignados a los empleados.

Creación de Turnos

Para ello hay que pulsar el botón "Crear Nuevo Turno", la Aplicación muestra entonces la siguiente ventana,

Pantalla de Turnos

donde tenemos de nuevo que completar los campos del formulario y pulsar el botón "Aceptar" para finalmente crear el turno.

El código debe ser único para cada turno ya que es el que posteriormente se mostrará tanto en la ventana del cuadrante como en el documento de exportación del cuadrante a Microsoft Excel.

Habitualmente el turno de mañana debería tener el código "M", el de tarde el código "T", el de noche "N", etc.; pero si por ejemplo hay varios turnos de mañana, podrían tener sucesivamente los códigos "M1", "M2", "M3", etc.

Cada turno representa un horario diferente, no tiene sentido crear en la Aplicación dos turnos con el mismo horario de entrada y salida.

Si estamos creando un turno de jornada partida, se rellenará la hora de entrada y salida de la primera franja del día y la hora de entrada y salida de la segunda franja,

Pantalla de Turnos

Los turnos que comienzan un día y finalizan el día siguiente (habitualmente los de noche) se configurarán como se muestra a continuación,

Pantalla de Turnos

Para modificar algún dato de un turno ya existente, hay que seleccionarlo y pulsar el botón "Editar Turno".

Es posible eliminar un turno existente siempre y cuando no esté siendo utilizado en el cuadrante de algún empleado.

Elaboración de Cuadrantes

Una vez hemos creado los turnos que posteriormente serán asignados a los empleados, ya podemos empezar a generar un cuadrante. Para ello tan sólo es necesario seleccionar uno de los turnos del panel derecho y hacer clic sobre el empleado y día deseado.

Puede eliminar lo que previamente ha asignado pulsando el botón derecho del ratón sobre el empleado y día deseado.

En ocasiones no es posible preveer a priori todos los turnos que vamos a necesitar; los turnos podrán ser creados en cualquier momento cuando vaya surgiendo la necesidad.

Visor de Cuadrantes

Por defecto la Aplicación muestra el cuadrante en la vista "semanal", pero tenemos disponibles también la vista "Mensual" y la vista "24 Horas". Sólo en las dos primeras vistas podremos asignar los turnos, la vista 24H es sólo de lectura.

La Aplicación también dispone de una vista de explotación que reporta el total horas planificadas en el cuadrante de cada empleado y mes a lo largo del año seleccionado.

Es posible modificar el periodo visualizado con las flechas de navegación,

Selección periodo

Para exportar el cuadrante a Microsoft Excel debe pulsar el botón "Exportar", la Aplicación solicitará marcar los empleados y el periodo deseado, y finalizará generando y abriendo un documento de Excel con el cuadrante correspondiente.

Cómputo Tiempo Descanso

Llegados a este punto es importante determinar qué es lo que se debe computar como horas trabajadas.

En la pantalla de turnos hemos definido el horario de entrada y el de salida, pero también el tiempo de descanso al que el empleado tiene derecho.

Dependiendo del convenio laboral a aplicar, el tiempo de descanso computará o no como tiempo trabajado; por defecto LaborOfficeFree está configurada para que el descanso no compute como tiempo trabajado, pero si no es su caso podrá modificar este parámetro en el apartado de Configuración.

Cómputo Día de Permiso

Los días en los que el empleado está de baja por enfermedad siempre computan como tiempo trabajado. Sin embargo, en el caso de los días de permiso, esto depende del convenio a aplicar y por tanto la Aplicación permite que sea el usuario el que lo configure.

En el apartado de "Configuración" hay un parámetro que permite configurar si al aplicar un día de permiso a un empleado la Aplicación computará o no como trabajado el tiempo que el empleado realizaba en el turno que tenía asignado. Por defecto LaborOfficeFree está configurada para que el día de permiso compute como tiempo trabajado.

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5. Visor de Presencia. Ticajes de entrada y salida de los empleados

En el día a día los empleados irán realizando sus ticajes de entrada y salida. Para ello LaborOfficeFree incluye una utilidad llamada "Software Ticador".

El Software Ticador

El "Software Ticador" deberá estar iniciado constantemente en el ordenador en el que está instalado LaborOfficeFree para que los empleados puedan realizar sus ticajes en cualquier momento.

Puede iniciar el "Software Ticador" haciendo clic sobre el enlace correspondiente desde la pantalla inicial de LaborOfficeFree, o ejecutando la Aplicación (lof_ticador.exe) que encontrará en el directorio raíz de instalación.

Software Ticador

La Aplicación muestra los últimos ticajes realizados por los empleados.

Existen dos modalidades en la forma en que los empleados realizan sus ticajes, el ticaje con identificación por PIN y el ticaje con identificación a través de huella dactilar (consultar terminal biométrico).

Identificación por PIN

En esta modalidad el empleado deberá seleccionar el tipo de ticaje que va a realizar (Entrada o Salida) y posteriormente indicar un PIN con el que se identificará.

Software Ticador esperando PIN

El "PIN" es un código de 4 digitos que se debe cumplimentar en la ficha del empleado como se ha indicado al inicio de este documento de ayuda.

Instalación Software Ticador en otros equipos

Si Usted ya ha instalado previamente LaborOfficeFree, puede utilizar el Software Ticador desde otros equipos de la misma Red Local.

Tan sólo tiene que ejecutar el instalador en los equipos donde desea utilizarlo y el propio instalador detectará que ya existe un equipo con LaborOfficeFree y propondrá instalar el Software Ticador como muestra la siguiente captura de imagen,

Instalación Software Ticador

Finalizada la instalación debe habilitar acceso en el firewall a través del puerto 3307 en el equipo donde está instalado LaborOfficeFree; para ello desde el apartado de "Configuración" basta hacer clic en la etiqueta "Permitir utilizar el software ticador desde otros equipos",

Configuración Firewall

Esto dejará configurado el firewall de Windows y los empleados ya podrán realizar ticajes desde los equipos donde ha instalado el Software Ticador. Si no fuera posible tal vez tenga instalado algún otro firewall además del de Windows, en este caso deberá consultar a su administrador del sistema informático.

Identificación por huella dactilar (Terminal Biométrico)

Pueden aumentar la fiabilidad y la precisión en el control de presencia utilizando un terminal biométrico para que los empleados realicen sus ticajes de entrada/salida a través de su huella dactilar.

Pulse en este enlace si desea conocer como utlizar un terminal biométrico en LaborOfficeFree


Visor de Ticajes

Desde LaborOfficeFree, podemos visualizar la información de presencia de los empleados accediendo al menú "Ticajes".

El aspecto es similar al de la ventana de cuadrantes, existe una Vista Semanal y una Vista 24 Horas en las que podemos ver los ticajes de los empleados,

Visor de Ticajes

Desde la "Vista Tabla" es posible visualizar el cuadro de ticajes realizados por los empleados en un día concreto.

En ocasiones, es necesario realizar algún ajuste sobre los ticajes que realizan los empleados, bien porque olvidan alguno, bien porque realizan alguno de más o bien porque se equivocaron a la hora de elegir el tipo de ticaje. Desde la "Vista Tabla" será posible crear, modificar o eliminar ticajes manualmente.

Vista de Explotación

Esta Vista es especialmente útil para evaluar la información de presencia de los empleados y el grado de cumplimiento del turno que tienen planificado; la Aplicación reporta varios indicadores que resultan de comparar el turno que tiene que hacer cada día el empleado con los ticajes que realmente realizó.

A continuación se detalla cada uno de estos campos calculados,

Campo Explicación
Horas Turno Este campo reporta el total de horas que tiene programadas el empleado en el día seleccionado
Horas Real Este campo reporta el total de horas reales realizadas por el empleado en el día seleccionado en función de sus ticajes
% Conv. El porcentaje de convegencia es un indicador que reporta el cumplimiento del total de horas del turno programado. Si el empleado tenía que hacer 8 horas y realizó 8 o más horas, su porcentaje de convergencia será del 100%; en caso que el empleado hubiera realizado menos de 8 horas el porcentaje de convergencia se irá reduciendo proporcionalmente.
Saldo Reporta el número de horas de más o de menos que el empleado realmente realizó frente a lo que tenía programado.

Exportación de la Información de Presencia

La Aplicación permite generar dos informes de presencia, ambos en formato de Microsoft Excel.

El primero es el Informe de Ticajes, que reporta una tabla con los ticajes realizados por los empleados en un periodo concreto.

El segundo es el Informe de Seguimiento Mensual que detalla para cada empleado y día, los ticajes que hizo el empleado y los ratios de Horas Turno y Horas Real del cuadro de explotación.


Importación Propuestas de Ticajes desde LaborWeb

Los empleados pueden realizar ticajes desde el Portal del Empleado; para ello en primer lugar es necesario autorizarlo activando el parámetro correspondiente desde el apartado "LaborWeb" en la "Configuración".

Pasados unos minutos cuando el cambio se haya notificado al servidor cloud donde se aloja LaborWeb, los empleados ya podrán realizar ticajes desde el Cuadro de Mando del Portal.

Todos los ticajes realizados por el empleado en LaborWeb son sólo propuestas que deben ser finalmente autorizadas desde LaborOfficeFree. Para ello debe pulsar el botón "Propuestas" del "Visor de Ticajes" y se mostrarán todos los ticajes que han sido realizados por los empleados y deben ser procesados.

Importación de Ticajes

Para facilitar la decisión de autorización de las propuestas, cuando seleccione una de ellas en el cuadro situado a la derecha la Aplicación mostrará los ticajes existens actualmente y próximos a la fecha y hora de la propuesta destacando ésta en fondo amarillo.

Puede marcar una a una o pulsando el botón derecho del ratón autorizar/rechazar todas. Las propuestas autorizadas entrarán automáticamente en la base de datos y las rechazadas serán eliminadas.


6. Visor de Tareas. Asignación de tareas a realizar por los empleados en los turnos

LaborOfficeFree incopora un Visor de Tareas que permite programar los trabajos (tareas) que deben ser realizados por los empleados en cada turno y día.

El Visor está basado en la metodología Kanban, una estrategia de gestión de tareas que permite contemplar los trabajos a realizar de forma global con el fin de llevarlos a su finalización a través de un flujo de trabajo claro y simple. Una tarea nueva ingresa al flujo como pendiente, pasa a estar en curso mientras se está llevando a cabo y finalmente llega a convertirse en tarea realizada.

En un modelo de gestión basado en Kanban, es posible visualizar de forma sencilla la etapa en la que se encuentra cada tarea, lo que está pendiente, lo que se está haciendo y las tareas que ya están finalizadas; también ayuda a localizar fácilmente los cuellos de botella, aquellas tareas que requieren un tiempo mayor o aquellas que quedan pendientes por falta de tiempo.

LaborOfficeFree incopora un tablero Kanban que permite organizar el trabajo de una forma visual y ayuda a simplificar la comunicación en equipo para facilitar la gestión y en última instancia aumentar la productividad.

Cada nueva tarea será vinculada a un turno y día con el fin de que los empleados que trabajan en ese turno sean los responsables de su ejecución y finalización.

El Visor de Tareas dispone de tres vistas de trabajo:

  1. Vista Diaria
  2. Vista Semanal
  3. Vista Mensual

Vista Diaria

Esta es la vista que representa la esencia del modelo Kanban; la Aplicación muestra las tareas asignadas al día seleccionado mostrandolas dentro del bloque que se corresponde con su estado de ejecución (pendiente, en curso o finalizada).

Visor de Tareas

Vista Semanal

Esta Vista permite visualizar las tareas asignadas a cada turno y día a lo largo de una semana completa.

Para cada turno y día la Aplicación muestra un resumen del total de tareas pendientes (P), en curso (C) y finalizadas (F). El color del texto de cada celda del cuadro dependerá del estado de ejecución. Si al menos hay una tarea pendiente (con independencia de si hay otras en curso o incluso finalizadas) el texto se mostrará en rojo; en caso de que no haya tareas pendientes pero si en curso, se mostrará el texto en azul y si todas las tareas están finalizadas el texto se mostrará en verde.

Visor de Tareas

Vista Mensual

Esta Vista es similar a la semanal, pero en este caso permite visualizar las tareas asignadas a cada turno y día a lo largo de un mes completo.

Por razón de espacio la celda no mostrará el resumen del estado de ejecución de las tareas pero si el color con el mismo criterio que en la Vista Semanal. El color de fondo de cada celda del cuadro dependerá del estado de ejecución. Si al menos hay una tarea pendiente (con independencia de si hay otras en curso o incluso finalizadas) el fondo se mostrará en rojo; en caso de que no haya tareas pendientes pero si en curso, se mostrará el fondo en azul y si todas las tareas están finalizadas el fondo se mostrará en verde.


Creación de Tareas

La creación de una tarea es un proceso rápido y sencillo; basta indicar en primer lugar el título o descripción de la tarea, y posteriormente el grupo, turno y día en el que se debe desarrollar.

Si tenemos la necesidad de crear una misma tarea a lo largo de de un periodo de tiempo, podemos marcar a opción "Tarea Periódica" e indicar la fecha fin y los días de la semana en los que se debe crear la tarea. La Aplicación creará entonces una tarea con el título y para el grupo y turno indicados, en cada día del periodo entre la "Fecha" y la "Fecha Fin" (ambos incluidos) que coincida con los días de la semana marcados.

Visor de Tareas

Al eliminar una tarea, si la Aplicación detecta que se creó de forma periódica, nos preguntará si queremos eliminar sólo la tarea actual o también todas las posteriores que se crearon en el mismo proceso.


7. LaborWeb. El Portal del Empleado

El Portal del Empleado es la parte visible de LaborOfficeFree para los empleados. Se trata de un portal Web al que pueden acceder desde cualquier plataforma: PC, tablet, teléfono móvil, etc. y donde pueden consultar sus cuadrantes de turnos y la información de presencia, también pueden solicitar vacaciones y días de permiso, o utilizar el servicio de mensajería interno con la Empresa.

De inicio, los empleados pueden acceder al Portal indicando en la ventana de acceso su correo electrónico tanto en el campo email como en el campo password. Una vez dentro el empleado puede cambiar la contraseña en cualquier momento.

Formulario acceso del Portal del Empleado

El Cuadro de Mando que aparece nada más acceder, muestra al empleado los turnos planificados para el día en curso y el siguiente, así cómo una lista con los últimos ticajes realizados.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Como se aprecia en la imagen, los empleados pueden realizar ticajes desde el Portal del Empleado; para ello en primer lugar es necesario autorizarlo activando el parámetro correspondiente desde el apartado "LaborWeb" en la "Configuración".

Si el último ticaje realizado por el empleado es una entrada, la Aplicación mostrará un botón para realizar una salida y vicecersa.

Todos los ticajes realizados por el empleado en LaborWeb son sólo propuestas que deben ser finalmente autorizadas desde el Visor de Ticajes de LaborOfficeFree.

Desde las siguientes opciones de menú el empleado puede consultar su cuadrante de turnos y la información de presencia.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Desde el Portal, el empleado puede realizar solicitudes de vacaciones y días de permiso, que quedarán pendientes hasta que sean aceptadas o rechazadas desde LaborOfficeFree.

Cuadro de Mando del Portal del Empleado

Aceptación solicitudes de Vacaciones y/o Días de Permiso

Al acceder a LaborOfficeFree, en la pantalla de inicio podemos ver si tenemos solicitudes pendientes de aceptar; podemos acceder a la ventana de solicitudes también desde el botón de "solicitudes" del Visor de Cuadrantes.

Aceptación de solicitudes desde LaborOfficeFree

En la pantalla veremos las solicitudes pendientes realizadas por los empleados desde el Portal del Empleado; en el cuadro la Aplicación muestra el empleado, fecha, tipo de solicitud y el turno que tiene actualmente asignado; también hay varias columnas numéricas que muestran el número de empleados trabajando en el día de la solicitud, el número de empleados en día de descanso, vacaciones, baja por enfermedad o en día de permiso. De esta forma tendremos toda la información necesaria para tomar la decisión si debemos autorizar o no la solicitud.

Las solicitudes pueden ser autorizadas o rechazadas individualmente por días, incluso aunque una misma solicitud abarcase más de un día.

Las solicitudes autorizadas serán volcadas al cuadrante de forma automática al pulsar el botón "Importar" y de igual forma será actualizado el estado de dichas solicitudes en el Portal del Empleado.


8. Instalación y Configuración del Terminal Biométrico

Para poder trabajar en LaborOfficeFree con un Terminal Biométrico debe disponer de la Licencia Premium en vigor, puede contratar este servicio desde este enlace.

Puede conectar LaborOfficeFree con la mayor parte de la gama de terminales biométricos del fabricante ZKTECo, algunos de los modelos válidos son el U300C, IN01A, IN05A, IClock 560, IClock 580 o G2, la única condición es que el terminal permita comunicación TCP/IP y sea compatible con el SDK estándar de ZKTEco.

Usted no está obligado a adquirir un terminal biométrico desde esta Web, puede adquirirlo en cualquier distribuidor de ZKTEco en su ámbito geografico o en Internet.

Si ya dispone de un terminal biométrico el proceso de instalación se reduce a los 4 pasos que recoge la siguiente captura de imagen,

Guía de Conexión Terminal Biométrico

Ubicar el Terminal en la pared

En primer lugar se debe buscar una ubicación para el terminal accesible para que los empleados puedan realizar sus marcajes fácilmente; además debe estar próxima a una toma eléctrica y a una toma de datos donde conectar el Terminal a través del cable de red, puede ser una toma de Red en la pared, un router o un switch.

Conexión del Terminal a la Red

Posteriormente debe conectar el cable de red desde el Terminal a la toma de Red más cercana (o al router o switch directamente).

Configuración del Terminal

Inicie el Terminal pulsando el botón de encendido y a continuación pulse la tecla de Menú para acceder a la configuración.

En el apartado de comunicaciones, acceda al submenú "Ethernet" donde tendrá que asignar una dirección IP que esté disponible en la Red.

Para conocer una dirección IP disponible en su red el proceso más rápido es que el terminal biométrico localice una de forma automática. Para ello debe seguir estos pasos:

  1. En el apartado "Ethernet" pulse el botón "DHCP" y el terminal asignará una dirección IP automáticamente
  2. Vuelva a pulsar "DHCP" para deshabilitar esta opción y escriba en el apartado "Dirección IP" la misma dirección que el terminal encontró en el paso anterior
  3. Salga de la configuración pulsando la tecla "ESC" repetidamente

Comprobar conexión con el Terminal

Para comprobar que todo ha quedado instalado y conectado correctamente inicie la Aplicación y acceda al menú de "Configuración". Cambie el método de marcaje a "Terminal Biométrico" y se mostrará la pestaña "Terminal Biométrico" a la que debe acceder; posteriormente haga clic sobre el botón "Configurar IP" y verá la siguiente pantalla,

Conexión Terminal Biométrico

En el panel de la izquierda escriba la misma dirección IP que ha configurado previamente en el Terminal Biométrico y posteriormente haga clic en el enlace "Comprobar Conexión con el Terminal".

Si todo ha sido configurado correctamente aparecerá el mensaje "Terminal Conectado" en color verde, pulse el botón "Guardar Cambios" y a partir de ese momento ya es posible comenzar a trabajar con el Terminal.

Si finalizada la configuración la Aplicación advierte de que no se puede conectar con el Terminal Biométrico realice las siguientes comprobaciones:

  1. Compruebe que el Terminal Biométrico está encendido.
  2. Compruebe que el Terminal Biométrico está correctamente conectado a través del cable de red a una toma de red, un router o un switch.
  3. Acceda a la configuración del propio terminal y verifique que la dirección IP que ha asignado es la misma que la que ha configurado en la Aplicación.
  4. En la "Configuración" de la Aplicación haga clic sobre el enlace "Comprobar Conexión con el Terminal" como se ha indicado anteriormente.

Ejecución de Tareas sobre el Terminal

Para que los empleados puedan empezar a realizar sus ticajes de entrada/salida es necesario ejecutar ciertas tareas sobre el Terminal.

Tareas sobre el Terminal Biométrico

Configuración Fecha/hora

Es posible que al iniciar el Terminal ya se encuentre con la fecha y hora correcta, si no es así pulse el botón correspondiente y en unos segundos se ejecutará una tarea que actualizará la fecha y hora del Terminal con la misma del ordenador desde el que está trabajando.

Configuración Teclado

Los empleados van a disponer de una tecla para realizar los ticajes de entrada y otra para realizar los ticajes de salida. Debe ejecutar esta tarea para que la Aplicación configure una tecla para cada tipo de ticaje.

Debido a la amplia gama de terminales, una vez ejecutada la tarea, debe pulsar las teclas del biométrico para saber exactamente la que corresponde con cada tipo de ticaje.

Para realizar un ticaje el empleado deberá en primer lugar seleccionar la tecla correspondiente al tipo de ticaje que quiere realizar (entrada o salida) y posteriomente pondrá su huella dactilar en el sensor para que el terminal registre el ticaje.

Traspaso de Empleados

Nunca debe crear los empleados directamente sobre el Terminal Biométrico; después de dar de alta a los empleados en el Visor de Empleados de LaborOfficeFree, ejecute esta tarea para traspasarlos al Terminal.

Traspasados los empleados tan sólo es necesario tomarles la huella para que puedan empezar a realizar sus ticajes de entrada y salida con normalidad. Para ellos siga las siguientes instrucciones:

  1. Acceda a la configuración en el Terminal Biométrico pulsando la tecla "Menú"
  2. Seleccione la opción "User Management" y posteriormente "All Users"
  3. En el Terminal verá toda la lista de empleados que ha traspasado previamente, seleccione el empleado del que quiere tomar su huella dactilar
  4. Ahora debería estar viendo el detalle de dicho empleado, selecione la opción "Fingerprint" y posteriormente el dedo del que va a tomar la huella
  5. El empleado debería colocar ahora su huella 3 veces para que el Terminal pueda realizar una lectura de calidad
  6. Si la lectura no ha sido correcta el Terminal mostrará un mensaje de error y el empleado deberá volver a colocar la huella 3 veces
  7. Cuando la huella haya sido registrada correctamente el empleado ya debería poder realizar ticajes con normalidad

Eliminar Empleados

Puede ejecutar esta tarea cuando desee eliminar algún empleado en el terminal biométrico.

Establecer administrador

Como habrá comprobado, cualquiera puede acceder al Menú de configuración en el terminal biométrico. Para bloquear el acceso basta con establecer un "administrador". Después de ejecutar esta tarea, el usuario "administrador" podrá acceder a la configuración del Terminal pulsando la tecla de Menú y posteriormente identificándose con su huella dactilar como si fuera a realizar un ticaje.

Antes de asignar a un empleado como "administrador" compruebe si previamente ya le ha tomado la huella dactilar.

Eliminar administrador

Puede ejecutar esta tarea para eliminar todos los "administradores" del terminal bimétrico; cuando ejecute esta tarea cualquiera que pulse el botón de Menú en el Terminal podrá acceder a la configuración, por tanto es importante que siempre haya al menos un "administrador".

Reiniciar el Terminal

Si por algún motivo el terminal quedara bloqueado, puede reiniciarlo ejecutando esta tarea.


9. Novedades Nueva Versión

Versión 18.06.001 (Adaptación RGPD)

Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento (UE) RGPD 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, hemos modificado los procesos de gestión de datos de LOF para que Usted tenga un mayor control de sus datos personales.

La nueva versión permite activar o desactivar el traspaso de datos hacia el Portal del Empleado (LaborWeb) en cualquier momento desde el apartado de "Configuración".

Le aconsejamos revise las "Condiciones de Uso" y en particular la "Política de Privacidad" que encontrará en la pestaña "Acerca de…" para saber cómo protegemos su información. Los únicos datos personales que se almacenarán en el Servidor son el nombre, apellidos y el correo electrónico del empleado, los mínimos imprescindibles para ofrecer el Servicio.

En ningún caso los datos de sus empleados serán utilizados para ningún otro fin que el permitirles el acceso al Portal del Empleado.


Versión 18.08.001

Tras liberar la primera versión de pago del Portal del Empleado, se habilita el botón "Pedidos" en la ventana principal de LaborOfficeFree para visualizar los pedidos y actualizar la Licencia después de la adquisición de un servicio de pago.


Versión 19.03.001

Se habilita la posibilidad de conectar LaborOfficeFree con terminales biométricos del fabricante ZKTECo.

Se libera el nuevo servicio "Licencia Premium" que ofrece estas ventajas:

  1. Licencia para trabajar con hasta 50 empleados
  2. Acceso al Portal del Empleado
  3. Nuevo Gestor de Tareas
  4. Posibilidad de conectar un Terminal Biométrico

Versión 19.05.001

  1. En el visor de cuadrantes se habilita la posibilidad de eliminar un turno pulsando el botón derecho del ratón sobre el día y empleado deseado
  2. En el Visor de Tareas se incopora un checkbox para permitir visualizar las tareas pendientes de días anteriores
  3. Se crea un nuevo parametro para controlar si los empleados pueden realizar ticajes desde el Portal del Empleado
  4. En el visor de ticajes se incopora una opción para importar las propuestas de ticajes que los empleados realizan desde el Portal del Empleado

Foro de Ayuda
Tiene disponible un foro de ayuda donde puede consultar las dudas o problemas que han planteado otros usuarios, e incluso registrar una consulta si no encuentra lo que busca.

Videos de Ayuda
Se han colgado en YouTube una serie de pequeños videos explicativos de los diferentes apartados de la Aplicación.